Powiat Otwocki, województwo mazowieckie

Do zadań wydziału należy w szczególności:

• W zakresie spraw społecznych:

a) sprawowanie nadzoru nad działalnością stowarzyszeń innych niż stowarzyszenia jednostek samorządu terytorialnego;
b) wykonywanie zadań powiatu wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych;
c) organizowanie przeprowadzania kwalifikacji wojskowej;
d) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych;
e) przygotowywanie porozumień i umów w zakresie udzielanych przez powiat
dotacji i innej pomocy finansowej z wyłączeniem spraw realizowanych przez inne wydziały merytoryczne;
f) sprawowanie nadzoru nad działalnością fundacji;
g) prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych;
h) nadzór i kontrola nad działalnością związków sportowych;
i) koordynowanie opracowania etatu Starostwa na czas wojny.

• W zakresie ochrony zdrowia:

a) współpraca z Powiatowym Centrum Zdrowia;
b) ustalanie rozkładu godzin aptek ogólnodostępnych na terenie powiatu;
c) prowadzenie okresowej analizy stanu zdrowia mieszkańców powiatu oraz nadzór nad realizacją wniosków i zaleceń z niej wynikających;
d) opracowywanie i nadzór nad wdrażaniem programów z zakresu promocji zdrowia i profilaktyki chorób występujących na terenie powiatu;
e) monitorowanie zachorowań na choroby zakaźne i prowadzenie spraw związanych z zapobieganiem i zwalczaniem tych chorób;
f) koordynowanie akcji społecznych w zakresie promocji i ochrony zdrowia na terenie powiatu;
g) realizowanie innych zadań wynikających z przepisów prawa dotyczących promocji i ochrony zdrowia, zleconych przez Starostę.

• W zakresie spraw organizacyjnych:

a) zapewnianie sprawnej organizacji i funkcjonowania pracy Starostwa;
b) przygotowywanie zasad organizacji i funkcjonowania komórek organizacyjnych;
opracowywanie projektów regulaminów, zarządzeń i innych przepisów
wewnętrznych Starostwa;
c) rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji obywateli kierowanych do Starosty,
d) sprawowanie nadzoru i kontroli nad ich załatwianiem;
e) sprawowanie nadzoru nad rozpatrywaniem interwencji zgłaszanych przez
parlamentarzystów do Starosty;
f) prowadzenie ewidencji zawartych porozumień dotyczących powierzenia
prowadzenia niektórych spraw należących do kompetencji Starosty organom gmin, a także innym państwowym jednostkom organizacyjnym oraz planowanie kontroli w tym zakresie;
g) prowadzenie ewidencji porozumień dotyczących przejęcia od wojewody
prowadzenia spraw należących do kompetencji administracji rządowej;
h) prowadzenie ewidencji upoważnień udzielonych pracownikom oraz kierownikom
jednostek organizacyjnych przez Starostę do załatwiania spraw w jego imieniu;
i) prowadzenie rejestrów:
-jednostek organizacyjnych powiatu,
-zarządzeń wydanych przez Starostę ,
-skarg, i wniosków,
- petycji,
- pieczęci,
j) delegacji służbowych,
k) ewidencjonowanie zakupionych publikacji książkowych;
l) prowadzenie i udostępnianie zbioru przepisów prawnych;
m) prowadzenie spraw związanych z ochroną danych osobowych;
n) dokonywanie okresowych ocen załatwiania indywidualnych spraw obywateli w Starostwie i przedkładania ich sekretarzowi;
o) sprawowanie nadzoru nad funkcjonowaniem archiwum zakładowego.

• W zakresie obsługi prawnej:

a) opiniowanie pod względem prawnym projektów aktów prawnych wydawanych lub przygotowywanych przez zarząd, Starostę i Wicestarostę;
b) prowadzenie bieżącej obsługi prawnej zarządu i komórek organizacyjnych Starostwa;
c) opiniowanie projektów umów i porozumień, w tym długoterminowych lub zawieranych z kontrahentami zagranicznymi;
d) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem i przestrzeganiem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego;
e) wydawanie opinii prawnych z zakresu działania organów powiatu;
f) sprawowanie zastępstwa procesowego;
g) bieżące informowanie zarządu oraz kierowników komórek organizacyjnych Starostwa o obowiązującym stanie prawnym i jego zmianach;
h) zapewnianie obsługi prawnej sesji Rady;
i) prowadzenie rejestru spraw sądowych i opinii prawnych zespołu radców prawnych;
j) wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności powiatu i Skarbu Państwa oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego;
k) współdziałanie z komórkami organizacyjnymi Starostwa przy rozwiązywaniu skomplikowanych spraw oraz wskazywanie rozwiązania zgodnego z prawem;
l) wykonywanie nadzoru prawnego nad egzekucją należności powiatu i Skarbu Państwa oraz współdziałanie w podejmowaniu czynności w zakresie postępowania egzekucyjnego;
m) prowadzenie szkoleń wewnętrznych pracowników Starostwa w zakresie obowiązujących przepisów prawa.

• W zakresie obsługi Zarządu Powiatu:

a) prowadzenie spraw związanych z obsługą Starosty, Wicestarosty i zarządu, w tym:
- prowadzenie obsługi posiedzeń zarządu oraz przygotowywanie materiałów na
posiedzenia i przekazywanie ich w formie papierowej lub elektronicznej,
- przekazywanie uchwał i decyzji zarządu do realizacji komórkom organizacyjnym
według kompetencji oraz sprawowanie nadzoru nad ich realizacją,
- sporządzanie okresowych sprawozdań z pracy zarządu;
b) koordynowanie prac związanych z opracowywaniem okresowych informacji o działalności Starostwa przedkładanych zarządowi i radzie;
c) prowadzenie spraw związanych ze współpracą zarządu z jednostkami samorządu terytorialnego oraz administracji rządowej;
d) zapewnianie obsługi organizacyjnej zespołów i rad doradczych oraz opiniodawczych powoływanych przez Starostę ;
e) prowadzenie rejestrów:
- uchwał zarządu,
- decyzji zarządu,
- okresowych sprawozdań dotyczących pracy Zarządu.

• W zakresie Kancelarii Starostwa:

a) obsługa kancelaryjna Starostwa powiatowego, w tym:
 przyjmowanie, rejestrowanie i przekazywanie do dekretacji korespondencji od poczty oraz interesantów,
 rejestrowanie oraz podział zadekretowanej poczty na poszczególne komórki organizacyjne Starostwa,
 przyjmowanie oraz rejestrowanie korespondencji przeznaczonej do wysyłki,
 rozdysponowywanie korespondencji wychodzącej Starostwa za pośrednictwem poczty, a także indywidualnie pomiędzy interesantów oraz urzędy administracji publicznej;
b) Obsługa informacyjna Starostwa powiatowego, w tym:
 obsługa centrali telefonicznej,
 udzielanie interesantom informacji i pomocy bezpośredniej i telefonicznej.

• W zakresie Terenowego Punktu Paszportowego:

a) prowadzenie spraw paszportowych mieszkańców powiatu otwockiego, zgodnie z porozumieniem zawartym z wojewodą, w tym:
 przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków paszportowych dla osób ubiegających się o wydanie paszportu lub paszportu tymczasowego,
 wydawanie paszportów i paszportów tymczasowych,
 prowadzenie dokumentacji i ewidencji związanej z wydawaniem paszportów i paszportów tymczasowych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
b) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zaproszeń dla cudzoziemców.

• W zakresie Archiwum Zakładowego:

1) prowadzenie archiwum zakładowego Starostwa, w tym:
 przejmowanie akt przeznaczonych do archiwizacji z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych,
 ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do archiwizacji akt,
 udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych prawem,
 wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji nie archiwalnej kat. B, której okres przechowywania już minął,
 wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej kat. A, a następnie przekazywanie jej do właściwego archiwum państwowego;
2) prowadzenie szkoleń i udzielanie informacji z zakresu stosowania procedur archiwizacji dokumentacji w Starostwie;
3) współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym prace archiwum zakładowego.